Quedan pocos días para hacer esa presentación clave y estratégica al Comité de Dirección. Llevamos semanas hilando nuestro discurso, dedicando esencialmente nuestro tiempo a preparar el famoso Power Point que nos tiene que servir de apoyo y soporte. Nuestro modelo base ya está definido, ya tenemos casi terminado nuestro PPT, y ya está estructurada la jornada. Hemos trabajado en cómo vamos implicar a nuestros altos directivos, mediante su participación en la construcción definitiva del modelo. Estamos listos para escuchar todo lo que nos comenten, propongan y dispuestos a ver cómo integrar todo ello en el modelo final.
Ahora, ya es hora de ponernos con nuestra intervención, sea una ponencia, Speech, o discurso. En realidad es esto lo que hará que “se gane la partida” que nosotros mismos hemos pedido jugar.
En muchos entornos empresariales y políticos, para obtener los apoyos necesarios, lo primero que se hace es ir a ver cada persona invitada a la presentación, personalmente, para presentar uno a uno el proyecto a nivel personal. En estos casos, lo que se consigue es conocer de primera mano lo que realmente piensa la persona de lo que le presentamos. Hemos actuado de forma respetuosa para comprender y escuchar todos los comentarios, y en consecuencia, hemos podido enriquecer nuestros planteamientos, así como la jornada que preparamos.
Tenemos que recordar una serie de premisas clave que nos ayudarán en nuestra intervención:
- Actitud: abierta, confiada, preparada, exigente, convincente…
- Determinación: ¡en este encuentro, alcanzaremos los objetivos que pretendo, porque es para el bien de todos!
- Convencimiento: Estoy convencid@ de que lo que planteo es enriquecedor para la organización y su desarrollo.
- Si no llego a expresarme con pasión, al menos transmito entusiasmo.
- Mi primer impacto en la introducción de la jornada será el que marque cómo se desarrollará el resto de la jornada.
Después de todas estas consideraciones y para tener éxito en nuestros propósitos, nos ponemos a preparar el discurso de nuestra presentación. Para ello, será importante hacernos una serie de preguntas, de las cuáles a continuación apuntamos algunas:
¿Quién es nuestro auditorio?
-¿Cómo es?
- Qué quiere oír
o ¿Qué les impacta más?: ¿Cifras, gráficos, imágenes, texto, etc.?
Empecemos por el principio, ¿cómo vamos a ganar la indulgencia de nuestro auditorio? , ¿Cómo vamos a cautivarles, captar su atención? : ¿Qué es para ellos algo emocionante, interesante, novedoso?, aquello con lo que conseguiremos que retengan a corto y largo plazo, aquello que nos servirá de gancho para las demás ocasiones.
¿Qué quiero vender, ganar? ¿Cuáles son mis objetivos finales, más allá de los objetivos marcados para la jornada? ¿Para qué quiero conseguir todo esto? ; ¿Qué ganaran los asistentes si compran lo que les queremos «vender»?
En consecuencia, ¿Qué tendré que comunicar?, ¿Cómo lo tendré que comunicar?, ¿Y qué tendré que trabajar más?
Estos son los temas sobre los que se basará nuestra intervención y alrededor del cual trabajaremos nuestra argumentación (la parte racional) y oratoria (parte tanto racional como emocional).
Aquí es donde la pasión y la convicción serán esenciales para generar confianza en el auditorio.
Y si no llegamos al grado de “pasión”, nuestro alto grado de entusiasmo será definitivamente convincente. Para conseguir el apoyo de uno o de muchos, necesitados generar confianza, confianza en nosotros y confianza en nuestro proyecto. Nuestra expresión corporal con posición erguida y la energía que transmitiremos se encargará del resto, de compartir nuestras emociones.… En este aspecto y trabajando en empresas de ingeniería, tomaremos consciencia de lo que nos dicen los estudios:
En la comunicación el mensaje, lo que decimos, o sea el Qué vamos a comunicar, tendrá más o menos un 7% de impacto en el auditorio. El tono de nuestra voz, (ritmos, volumen manejo de los silencios), de un 33 a un 38%, y nuestros movimientos-posturas-gestos, expresión facial, miradas, proximidad aproximadamente un 56%, o sea que el cómo de la comunicación representará aproximadamente un 90% de nuestros éxito. Y ese 90% confirmará si hay coherencia y si se puede confiar en ese 10%.
Así pues, siendo realistas y conscientes de las premisas básicas de la comunicación, el cómo llevo a cabo mi intervención es el punto clave que más tendremos que trabajar en la recta final, para estar bien preparados para el gran día.
En el cómo también entran ciertos aspectos estratégicos o tácticos a tener en consideración. Son parte de los conceptos de negociación, de impacto e influencia, y según las culturas de política empresarial, así como –en el fondo- de ventas.
¿Qué puede ganar mi auditorio y cada uno de sus miembros implicándose en mí, en el proyecto que les presentaré? Negociación basada en un modelo de Ganar-Ganar.
Cuestiones que nos parecen fundamentales:
- Todas las personas que estén en la sala, a lo largo del día y al final de día tienen que haber sentido que no solamente no han perdido su tiempo, sino que además han ganado en su inversión de tiempo, y si es personal y profesionalmente, mejor.
- Se ha de definir igualmente cómo les agradeceremos su participación (al principio de la sesión, y por qué no, con un regalo al final de la jornada, aunque sea un gesto simbólico será bien recibido para terminar el día con un toque dulce que recuerde la experiencia como algo satisfactorio. Los detalles personalizados son los mejor recibidos).
Y si no, cualquier referencia a las tendencias del mercado se agradecerá, si no se hubieran mencionado anteriormente.
- Se necesitan estructuras claras que expliquen qué queremos, qué proponemos, cuáles son los datos que avalan el planteamiento, y en cuanto a continuidad, qué información se les trasladará posteriormente (cuadros de Mando o Seguimiento –datos-datos-datos.) Pero todo ello se comunicará con emoción.
Y por último, qué tenemos que aprendernos de memoria, para tener un impacto fuerte y romper el hielo al inicio de las jornadas, ¿cuáles serán las 2 primeras frases que diré? y ¿Cuáles serán las últimas dos frases, las últimas frases de impacto que utilizaremos para cerrar la sesión?
Maitena Servajean
9 de octubre 2014
El blog de Maitena Servajean 